Контроль Исполнения Поручений

  • Для чего необходимо наладить контроль исполнения поручений руководителя, какую выбрать.
  • Контроль исполнения документов. Чем старше компания, тем тяжелее руководителю единолично отслеживать исполнение своих поручений.

Контроль исполнения документов: общие требования Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль исполнения документов: общие требования Руководитель осуществляет контроль в полном объеме своих полномочий, проверяет общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых управленческих задач, опираясь при этом на специалистов своего аппарата. Специалисты аппарата управления являются непосредственными исполнителями контролируемых решений, которые «вписываются» в круг их служебных обязанностей. Действия по исполнению и контролю в этом случае совпадают.

Взаимоотношения исполнителя и руководителя могут быть и более сложными, например, руководитель структурного подразделения может быть исполнителем по отношению к руководству организации и контролером по отношению к специалистам своего структурного подразделения. Контроль исполнения документов: общие требования ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 выделяет два вида контроля: контроль действий контроль местонахождения документа. Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям. Контроль исполнения документов: общие требования В системе ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, действий, ограниченных временными параметрами. Основное назначение контроля за сроками исполнения – оперативное обнаружение первых признаков угрозы срыва исполнения поручения и своевременное информирование об этом руководителя.

Контроль сроков исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов и поручений.

Контроль исполнения документов: общие требования Основные задачи контроля исполнения:. отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;. обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;.

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. Организация контроля исполнения документов На федеральном уровне вопросы организации контроля исполнения документов регламентируют:. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Правительства РФ от 15.

2009 № 477 (в ред. 2011 № 751);. Регламент Правительства РФ (утв. Правительства РФ от 01. 2004 № 260), (с изменениями от 25 июля 2015);. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв.

Правительства РФ от 28. 2005 № 452) (с изменениями от 18. Организация контроля исполнения документов На федеральном уровне вопросы организации контроля исполнения документов регламентируют:. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Правительства РФ от 15.

2009 № 477 (в ред. 2011 № 751);.

Регламент Правительства РФ (утв. Правительства РФ от 01. 2004 № 260), (с изменениями от 25 июля 2015);. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. Правительства РФ от 28. 2005 № 452) (с изменениями от 18.

Организация контроля исполнения документов В организациях основным нормативным документом, регламентирующим контроль исполнения документов, является инструкция по ДОУ. В Инструкции, должны отражаться следующие вопросы:. структурное подразделение, должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения документов в организации;. перечень документов, которые ставятся на контроль;.

этапы контроля исполнения документов;. сроки исполнения документов;.

формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;. отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах.

Организация контроля исполнения документов. ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);. основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др. );. обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;. информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине;. перечень документов, подлежащих обязательному контролю (может служить приложением).

Организация контроля исполнения документов В должностной инструкции закрепляются обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов. Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:.

постановку документов на контроль;. проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;. предварительную проверку и регулирование хода исполнения;.

снятие документов с контроля;. учет и обобщение хода и результатов исполнения документов. Организация контроля исполнения документов Сроки исполнения документов В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 5), утвержденной приказом Минкультуры от 08. 2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Технологии и процедуры контроля исполнения документов Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационно-учетной форме.

Контроль исполнения поручений руководителя6.3

Технологии и процедуры контроля исполнения документов Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных: 1. Автор (корреспондент) 2. Наименование вида документа 3. Дата документа 4. Регистрационный номер документа 5.

Дата поступления 6. Регистрационный номер поступления 7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа) 8. Срок исполнения 10. Отметка об исполнении документа 11.

Технологии и процедуры контроля исполнения документов Для КСК используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 33 подвижными разделителями:. 31 разделитель – это число дней в месяце;. за 32 -й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых в следующем месяце;. 33 -й разделитель для карточек на исполненные документы. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Технологии и процедуры контроля исполнения документов Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа).

В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа. Технологии и процедуры контроля исполнения документов При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки.

Исполнения

Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК:. один экземпляр остается в подразделении,. другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Технологии и процедуры контроля исполнения документов Предупредительный контроль проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2 -3 дня. Переносить срок исполнения документа имеет право руководитель, который поставил резолюцию на документе.

Если он продлевает срок исполнения, работник службы ДОУ вносит в РКК новый срок исполнения. Перенос сроков должен быть осуществлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос задним числом не допускается и невозможен в автоматизированных системах. Технологии и процедуры контроля исполнения документов Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):.

задания последующих лет – не реже одного раза в год;. задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;.

Контроль Исполнения Поручений Outlook

задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме. Технологии и процедуры контроля исполнения документов При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Технологии и процедуры контроля исполнения документов Если руководитель продлевает срок исполнения, работник службы ДОУ вносит в РКК новый срок исполнения. Перенос сроков должен быть осуществлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос задним числом не допускается и невозможен в автоматизированных системах. Для документов с длительным сроком (несколько месяцев) исполнения контролируются промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в регистрационную карточку. Технологии и процедуры контроля исполнения документов РЕКВИЗИТ 28 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Пример оформления реквизита 28. Технологии и процедуры контроля исполнения документов Итоговый контроль – аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации, и ее структурных подразделениях, что дает представление о работе отдельных исполнителей, структурных подразделений, организации в целом. Данные о контроле исполнения: должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) необходимы для повышения исполнительской дисциплины. Технологии и процедуры контроля исполнения документов Автоматизированный контроль за исполнением документов в системах электронного делопроизводства (СЭД) позволяет: просматривать все задания не только по срокам, но и по исполнителям, и таким образом, видеть загрузку каждого; фиксировать все задержки исполнения документов и увязывать эти сведения с принятой в организации системой премирования сотрудников; формировать отчеты по любым заданным критериям, в том числе по срокам, исполнителям, подразделениям, видам документов, степени важности вопроса, корреспонденту и т. Формы отчетности по контролю исполнения документов. Технологии и процедуры контроля исполнения документов Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации.

Контроль Исполнения Поручений Профессиональная Версия

Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются: общее количество документов на исполнении; количество исполненных документов в срок (%); количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%); причины задержек исполнения документов. Технологии и процедуры контроля исполнения документов На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами. Анализ результатов исполнения документов позволяет выявить причины неисполнения и разработать меры по их устранению. К основным способами повышения уровня исполнительской дисциплины относятся меры по укреплению производственной дисциплины, материальное, моральное стимулирование работников, исполняющих документы в назначенный срок.

Технологии и процедуры контроля исполнения документов Типовые сроки исполнения документов, установленные на федеральном уровне:. Указы, распоряжения, поручения Президента РФ – в срок, указанный в документе, либо один месяц, с даты подписания, если срок не указан;. Поручения Президента РФ, Правительства РФ, другие документы с пометкой «Срочно» – 3 дня с даты подписания либо 10 дней, если требуется дополнительное изучение вопросов;.

Контроль Исполнения Поручений В Ms Excel

Поручения Президента РФ и Правительства РФ с пометкой «Оперативно» – 10 дней. Технологии и процедуры контроля исполнения документов Уровни контроля исполнения документов:. контроль своевременности исполнения поручений и документов;. контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;. контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;.

контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;. контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;. контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы. Технологии и процедуры контроля исполнения документов Внедрение системы контроля исполнения поручений и документов позволяет эффективность управленческих процедур:. обеспечивает прозрачность бизнес-процессов, что делает всю деятельность организации незакрытой и контролируемой;. повышает исполнительскую дисциплину. На основе отчетов выявляются причины нарушения сроков исполнения, вырабатываются меры их предупреждения, а также критерии мотивационного воздействия – связь системы поощрений с системой контроля дает положительный эффект;.

Контроль Исполнения Поручений

сокращает временные затраты на рутинные операции, вследствие чего освобождается время для выполнения ключевых работ и происходит ускорение процессов документооборотаю.